Je lis et j'entends très souvent ce genre de choses :
- Qualiopi, c'est un boulot de dingue pour préparer l'audit
- Qualiopi c'est pas facile
- Je ne veux pas devenir formatrice indépendante à cause de Qualiopi...
Et pourtant, cette certification permet au consultant formateur indépendant ou CFI de vendre des formations en direct et de faire une bien meilleure marge.
On vous dit que c'est difficile, et bien moi je prétends le contraire ! La suite de cette publication vous montre comment prendre des habitudes saines, motivantes, qui vous permettront aussi de préparer les audits sereinement et tranquillement.
A l'heure où j'écris ces lignes, nous en sommes à la version 8 du guide de lecture de Qualiopi. Il rend les choses encore plus précises, mais le référentiel national lui ne change pas ! En clair, cela signifie que la certification Qualiopi valide des procédés, des façons de faire de la formation. Si vous savez user des bonnes pratiques pour concevoir, animer, évaluer vos formations de manière professionnelle, aucune norme, aucun certificat ne saura vous résister.
Intégrer QUALIOPI facilement dans votre stratégie
Je connais les principes de Qualiopi depuis 1994. Comment cela me direz-vous ? Simplement parce que les principes qui régissent ce Référentiel National Qualité ou RNQ sont les mêmes pour toutes les normes qualité en vigueur dans le monde. J'ai reçu ma première "information" sur les normes ISO cette même année, et je ne me rappelle que d'une seule image. C'était le premier "émoticône" que je voyais. Sur un transparent projeté au retro-projecteur, l'animateur avait dessiné deux émojis : l'un souriait et l'autre faisait la grimace. On associait la démarche qualité à la satisfaction du client, et pas à une tonne de documents rigides et consommateurs de temps et d'énergie. On va dire que cette dérive est souvent liée au recrutement des auditeurs parmi les populations des gens les plus perfectionnistes (car ils ont le sens du détail et du contrôle).
Je préfère me dire que mettre en place une démarche qualité, c'est mettre mon temps et mon énergie au service d'un processus qui va combler mon client, plutôt que de le faire par obligation de satisfaire une loi ou un quelconque "gendarme", qui de plus, pourrait se montrer pointilleux à l'excès.
La question est : comment vous, formatrice ou formateur indépendant, vous allez mettre en oeuvre des processus qui apporteront le meilleur résultat, donc la meilleure image auprès de vos clients ? La réponse est là ! Il vous faudra en même temps:
- Respecter les critères et indicateurs QUALIOPI
- Trouver des procédés de travail que vous pourrez répéter au quotidien sans efforts car vous en aurez décidé le fond (le pourquoi je fais cela) et la forme (l'outil que vous utiliserez)
- Intégrer le respect d'un maximum de critères à votre plan marketing et votre force de vente (j'y reviendrai)
Bref, si préparer un audit initial ou de surveillance vous prend des semaines, ou vous parait de l'ordre de l'obligation documentaire, ou encore vous coûte un bras, c'est que vous n'avez pas bien intégré ce qu'est cette norme et ce qu'elle peut vous apporter.
Je vais maintenant vous présenter quelques astuces qui vous faciliteront la vie !
Qualiopi et formateur indépendant : quelques trucs
Je le répète sans cesse et me désespère de ne pas être entendu ! Par pitié, cessez de construire vos supports de formation avant d'avoir identifié les besoins de vos clients. Il faut faire les choses dans l'ordre. Achèteriez-vous une formation si
elle ne résout pas un problème immédiat pour vous ? Si elle ne vous permet pas d'aboutir à un objectif dans le cadre d'un projet ? La réponse est non, bien évidemment. Un client dont le besoin est satisfait est un client comblé, même s'il a détesté votre personnalité.
Gérer le suivi de la relation client avec un CRM
Un CRM est un logiciel qui permet de suivre vos clients, éditer devis et factures, conserver les échanges et rapports de visite. Il existe des CRM adaptés à tous les cas, gratuits ou payants, simples ou complexes,
spécialisés dans la micro-entreprise ou même dans la formation.
Un CRM vous permettra de cocher plusieurs cases :
- Affecter une prestation à un client particulier
- Retrouver facilement les données stagiaires
- Retracer l'historique des conversations avec le client
- Conserver les rapports de discussion et entrevues dont l'analyse du besoin initial
- Avoir un catalogue des formations proposées
Ce travail au quotidien permet de garantir un suivi client de qualité, d'être très réactif ET de satisfaire à plusieurs indicateurs QUALIOPI.
Avoir une stratégie de contenu web
Votre site vitrine vous permettra de cocher de nombreuses cases, commerciales et qualité s'il contient :
- Des pages de vente rédigées pour convertir, où les programmes et descriptifs de formation sont disponible par exemple en téléchargement
- Une description de vos conditions d'accueil en formation, votre règlement intérieur, des formulaires permettant de prélever des adresses mail et de traiter les réclamations
- Vos performances
- Des supports de formation ou des liens vers votre LMS (formations en ligne)
- Une description de la façon dont vous accompagnez vos stagiaires et gérer les difficultés d'apprentissage
- Une description de la façon dont vous gérer les problématiques de handicap et d'accessibilité
- etc.
Je vous conseille aussi de proposer un contenu plus "mobile", type blog, chaine ou podcast, afin d'une part de répondre aux interrogations de vos clients et prospects, et d'autre part de prouver que vous faites quelque chose de vos veilles technologique, réglementaire et métier.
Maitriser le processus de production des formations
Produire une action de développement des compétences se traduit dans un processus similaire à la production de n'importe quel produit ou service, de l'identification et l'analyse du besoin au service après-vente. Plus on maitrise ce processus, plus le client obtiendra ce qu'il voudra, et plus vous réaliserez de chiffre d'affaire et de marge. Tout le monde est content ! Car l'auditeur aussi.
Personne ne vous demande de produire des tonnes de documents compliqués, mais de planifier un processus de production, de faire ce que vous avez planifié, de vérifier que les objectifs de formation sont atteints et de réagir aux problèmes rencontrés. C'est à vous de construire ce parcours, et de le mettre en oeuvre de manière systématique, pour chaque session de formation.
Qualiopi ne doit pas être une corvée pour la formatrice indépendante
De la même manière que vous devez durer dans vos actions commerciales, il vous faudra aussi être régulier dans les options "qualité" que vous avez planifiées. La seule manière d'y parvenir, est que vous ayez choisi vos tâches commerciales, et qualité, en fonction de ce que vous aimez, ou de ce que les personnes en charge aiment faire :
- Si vous appréciez le contact humain, favoriser le réseautage et conservez les preuves et les rapports d'entretien
- Si vous aimez écrire, tenez un blog et une newsletter
- Vous êtes un créatif et ne jurez que par le visuel, un compte Instagram ou une chaine Youtube
- Vous aimez la radio ? Créez votre podcast
Ces éléments vous permettront d'être visible et de parler de votre veille, tout en vous assurant de transformer des prospects (si vous êtes rigoureux et persévérant dans la mise en oeuvre).
Qualiopi facile pour l'indépendant : une illustration
Je ne pourrai pas trouver meilleur exemple que le mien, non pas parce que je suis génial, mais bien parce que c'est celui que je connais le mieux et qui fonctionne. Sans mensonge ni interprétation, je ne me suis pas préparé spécialement pour le jour de mon audit initial. J'ai juste lu tous les indicateurs un par un en m'assurant que j'avais bien toutes les réponses. Pour avoir ces dernières, je vous explique comment j'ai fait, en
essayant en permanence de coupler mes stratégies, commerciale et qualité.
Au niveau de mon site internet
- Certains mettent leurs descriptifs de formation en guise de page de vente. Je trouve cela trop moche et peu efficace. De mon côté, je rédige une page de vente par formation, que j'indexe sur des mots clés SEO, et le descriptif de vente est téléchargeable avec un simple bouton.
- Plutôt que d'envoyer le livret d'accueil et le règlement intérieur, je leur ai consacré une page du site (sans oublier les personnes en situation de handicap), et je mets le lien systématiquement dans les convocations
- Des formulaires avec autorépondeur me permettent de recueillir des adresses mail, mais aussi les réclamations éventuelles
- Une page présente mon CV, sous forme de storytelling pour respecter la norme ET convertir
- Enfin, je crée mes supports de cours sur mon site pour favoriser le référencement naturel et les présenter éventuellement à l'auditeur
Les réseaux sociaux
- J'utilise un compte twitter et les groupes Facebook de formateurs (certains sont très bons) pour faire mes veilles métier, technologiques et réglementaires
- J'utilise un compte LinkedIn pour prospecter et maintenir mon CV et les formations suivies à jour
Le blog
J'aime écrire donc j'ai choisi le blog. Je l'utilise pour :
- Collecter des abonnés en proposant du contenu gratuit de qualité, de manière régulière
- Prouver que je mets en place des actions liées à ma veille métier, réglementaire, ou technologique en informant mes clients préférés en même temps
Enfin, j'ai un CRM très simple pour micro entrepreneur, Needme, qui me permet :
- devis et factures personnalisées
- suivi des clients, des échanges de mail
- rapports de visite
- suivi de mon CA, statistiques de performance
Pour ce qui concerne mon processus de production d'une formation, il est très classique et enseigné dans
toute bonne formation de formateur. Je conserve tous les documents propres à chaque formation et à chaque clients sur de simples fichiers stockés dans le cloud.
Est-ce du travail ? OUI ! Mais rien que je n'ai choisi de faire en fonction de mes talents (motivations primaires), et des résultats obtenus.
En travaillant comme cela au quotidien, j'ai obtenu QUALIOPI (avec 3 non-conformités mineures), sans une grosse préparation à l'audit, simplement en faisant ce que je fais le mieux : vendre mes savoir-faire ! Un an et demi plus tard, 0 non conformités à l'audit de surveillance avec 1 seule journée de préparation avant l'audit. Qualiopi facile non, car rien ne l'est, mais si vous bossez bien, il n'y aura de difficultés que les humeurs de l'auditeur (et la vôtre :) !)
J'espère que cet article vous encouragera à vous engager dans ce métier passionnant, sans craindre Qualiopi, plus qu'il ne se doit ! Si vous avez des questions, commentaires, besoins à exprimer, faites-le sans crainte ci-dessous !
