Qualiopi pour les formateurs auto entrepreneur

Qualiopi, auto entrepreneur : 10 mots clés pour assurer

Les certifications qualité semblent à première vue constituer un frein administratif à l'épanouissement d'un formateur indépendant. Pourtant, la mise en place d'un tel système d'amélioration continue peut apporter une valeur ajoutée considérable à vos prestations. Je vous donne ci-après les 6 points bloquants généralement pour l'obtention de Qualiopi.

Amélioration continue

Le principe des normes qualité est présenté par la roue de Deming, aussi nommé PDCA (Plan, Do, Check, Act). Il s'agit ici de maitriser le procédé de production d'une formation, de l'analyse du besoin au départ, à l'évaluation de la satisfaction des stagiaires, mais aussi du financeur et du commanditaire. En résumé, le formateur indépendant va devoir adopter une méthode de travail passant par différentes étapes, et procéder ainsi pour chaque client.

• Préparer les séquences d'apprentissage à partir du besoin du client, en s'adaptant aux stagiaires
• Rassembler les ressources humaines et matérielles
• Animer les séances et évaluer les stagiaires
• Evaluer la satisfaction et mettre en place les actions correctives

Utiliser un processus tel que celui là vous conduira effectivement à l'obtention de la certification, mais pas seulement. en effet, vous produirez des actions de qualité et l'image de votre marque s'en trouvera grandie.

Le besoin du client

Vos actions de développement des compétences répondent à une demande d'un client, que vous formaliserez et conserverez. Qu'elle se présente sous la forme d'un entretien physique ou téléphonique, la publication d'appel d'offre, ou l'étude d'un marché potentiel, la demande est analysée dans le but de produire un cahier des charges, un descriptif de formation.

Les résultats attendus : des compétences

Le résultat attendu par le client est transcrit en compétences à acquérir par les apprenants. Ce sont les connaissances que les candidats seront capables de mettre en action à la fin d'une séquence.

Si je devais simplifier à l'extrême, le besoin du client, les objectifs de la formation, et les compétences à acquérir... C'est la même chose ! Pour qu'un formateur indépendant, qui vend des formations informatiques en entreprise, décroche Qualiopi, il devra montrer qu'une analyse de la demande a été réalisée ET a donné lieu à la définition d'objectifs rédigés comme des compétences à acquérir. 

Adaptation du contenu et des modalités

Le besoin du client pour régler son problème ou aboutir son projet est traduit en compétences à acquérir par des stagiaires. Ces derniers deviennent les éléments essentiels de la production d'une formation de qualité. Afin d'atteindre les objectifs, les situations d'apprentissage devront être adaptées à ces derniers. Le contenu, les méthodes pédagogiques, mais aussi les modalités (présentiel, à distance, etc.) devront être en adéquation avec les acquis, les attentes et les représentations des apprenants. Ces éléments seront évalués lors du positionnement.

Utilisation des outils numériques

Des exigences portent sur la formation tout au long de la vie du formateur. Ce dernier prouvera sa capacité à élaborer un plan de formation en cohérence avec la nécessaire amélioration permanente du service rendu à ses clients. Généralement, l'intervenant pourra suivre des formations en lien avec :

1. Les compétences techniques liées à son expertise (PNL pour le coach ou le thérapeute par exemple)
2. Les compétences de l'entrepreneur (vente, gestion, efficacité professionnelle, gestion du stress, etc.)
3. Les outils numériques

Globalement, aucun auditeur ne pourra concevoir sur la durée que des logiciels ne soient pas utilisés pour faciliter le travail du formateur et l'apprentissage des stagiaires. On pourra citer :

• Les CRM spécifiques au métier : Digiforma, Form Dev, hop3team, Queoval
• Les plate-forme e-learning LMS : Teachizy
• Les auto-répondeurs
• Les outils de signature électronique : Edusign, Adobe
• Les logiciels de création : CANVA, Genialy, Doodly
• Les logiciels pour les visio conférences et les webinaires : zoom, Teams

La gestion du handicap

Enfin, afin de satisfaire aux exigences de qualiopi, le formateur auto entrepreneur montre qu'il accompagne et oriente les stagiaires en situation de handicap. Pour cela :

• Il est sensibilisé aux différentes formes de handicap (moteur, sensitif, psychique)
• Il oriente et participe à la mobilisation des ressources nécessaires en collaboration avec les professionnels du handicap de sa région et de son domaine d'expertise

Qualiopi et le micro entrepreneur : être accompagné

L'auto entrepreneur EST un entrepreneur, il a besoin des mêmes compétences pour permettre la pérennité de son entreprise.

Il est impossible de tout connaître sur les subtilités de la fiscalité des entreprises, sur les avantages et les inconvénients des différents statuts.

Pour obtenir Qualiopi, plusieurs solutions s'offrent à vous :

• Le plus simple et le plus coûteux : choisir le "portage Qualiopi" : certains organismes de formation proposent de "louer" leur certification. Vous trouvez vos clients en direct, les "donner" à cet organisme, et en échange, vous bénéficiez de Qualiopi. Cela vous coûte actuellement 10 à 20% de votre CA. L'état parle de réglementer cela en imposant un pourcentage de CA minimum pour le porteur afin de limiter cette pratique
• Faire appel à un consultant. Il vous assite et parfois même vous "impose" ses documents afin de se simplifier le travail. Le risque : des processus non adaptés à votre façon habituelle de travailler et un travail titanesque pour rattrapper le retard en vue de chaque audit. Cerise sur le gâteau : en cas de contrôle en dehors des périodes d'audit, on n'est pas prêt !
• Faire une formation sur la gestion globale et le développement d'un organisme de formation
• Y aller seul, indicateur par indicateur, en s'aidant de la version actuelle (v8) du guide de lecture officiel pour la certification. C'est fastidieux mais possible, d'autant que la dernière version du guide est plutôt pédagogique. Les éléments importants :
• L'énoncé de l'indicateur dans le cadre bleu
• Le niveau attendu dans le cadre gris, à respecter "à la lettre !"
• Nouveau : le cadre rouge qui explique les causes de non-conformités
• Les exemples de preuves : ce sont des exemples, ils ne sont pas tous obligatoires. l'important n'est pas la présence d'un document mais l'évaluation par l'auditeur que l'indicateur est respecté.

Qualiopi pour le formateur auto entrepreneur : les fausses vérités

Il faut avoir le titre professionnel de formateur pour Qualiopi !

La réponse est NON. Je ferai une distinction quant à ceux qui disent cela entre :

• Les gens de bonne foi qui pensent que le marché imposera un jour (et ce n'est pas le cas aujourd'hui) une certification (c'est à dire, notamment pour l'appel aux sous traitants que les organismes de formation préfèreront les gens diplômés)
• Celles et ceux qui veulent imposer un diplôme par rapport à un autre par dogmatisme et mépris
• Celles et ceux qui veulent vendre leur formation en jouant sur les peurs

Cette allégation, de nombreuses fois répétées par des organismes de formation (qui dispensent bien sûr cette formation), afin d'inciter fortement tous les porteurs de projet est MENSONGERE. Le critère 5 du Référentiel National Qualité traite de ce sujet. Pour le formateur indépendant c'est très simple. Il doit démontrer par tous les moyens son expertise du domaine dans lequel il intervient, ET de la pédagogie. Il doit enfin prouver qu'il se forme chaque année comme déjà mentionné ci-avant.

Le titre professionnel est une excellente certification et là n'est pas la question. Par contre, celles et ceux qui intimident, menacent, dans le but de pousser à l'achat n'ont rien compris à l'esprit d'une certification Qualité.

Mon avis : Les certifications de formateurs reconnues au RNCP ou au Répertoire Spécifique, sont tout à fait indiquées si vous êtes débutant dans le domaine de la formation, ou si vous sentez que vous en avez besoin parce que vous aimez vous remettre en question. Le RNCP certifie le métier de formateur (plutôt indiqué pour les futurs salariés), alors que le RS certifie des compétences (les formations concernées sont donc plus courtes). J'ai choisi d'aider les indépendants à devenir d'excellents formateurs occasionnels, et donc de dispenser une formation courte reconnue RS traitant autant de la pédagogie, que de la qualité, que des démarches de création ou de la partie commerciale.

Si je n'obtiens pas QUALIOPI, je suis foutu !

En fait, pour peu qu'on s'engage vraiment dans cette certification, on ne peut pas ne pas l'avoir. En effet, l'organisme qui audite votre système peut :

• Vous donner directement la certification
• Vous donner la certification et des non conformités mineures que vous aurez à corriger pour l'audit suivant (prévu tous les 18 mois)
• Bloquer la certification pendant que vous réglez une non conformité majeure liée le plus souvent à un des axes développés ci-dessus. Une non conformité majeure peut aussi être la conséquence d'une non conformité mineure sur laquelle vous n'auriez pas travaillé pendant 18 mois !!

Est-ce du travail d'obtenir Qualiopi ? OUI, si vous n'avez pas l'habitude de travailler selon les bonnes pratiques de la formation professionnelle et NON dans le cas contraire

Est-ce coûteux ? Pour le formateur auto entrepreneur, il faut compter environ 1700 euros pour 3 ans.

Si je suis en portage ou en coopérative, pas de QUALIOPI ?

Certains pensent que se rapprocher d'une coopérative CAE ou d'un organisme de portage va les libérer du fardeau QUALIOPI, comme c'était le cas, il faut l'avouer avec DATADOCK. ceci est vrai ET faux !

Vrai car l'organisation va être chargée des démarches, de la certification, et des décisions stratégiques et FAUX car du coup elle va devoir mettre la pression sur les formateurs entrepreneurs salariés pour que les protocoles, et obligations soient respectées. Donc, le formateur en coopérative ou en portage aura aussi à respecter toutes les démarches administratives liées à Qualiopi. Il est à noter que plusieurs spécialistes du portage ont déjà annoncé ne pas vouloir se préparer la certification Qualité pour ne pas avoir à gérer cela.

Si je ne fais que de la sous-traitance, pas besoin de Qualiopi

C'était VRAI, depuis le 01 septembre 2023, mais seulement pour les actions financées par le CPF.

Et c'est faux pour le moment, pour les micro entrepreneurs😊

J'espère que vous aurez compris que contrairement à Datadock, QUALIOPI est une démarche d'amélioration continue, donc un travail quotidien. La bonne nouvelle, c'est que toi le coach, consultant, thérapeute, artisan, qui t'engage dans cette démarche sérieusement tu seras gagnant à tous les coups !

J'attends avec impatience vos questions, commentaires sur le poids et les bénéfices de Qualiopi pour vous !