Commençons par lever le voile. Qu’est-ce qu’un appel d’offre et en quoi c’est intéressant pour votre
Organisme de Formations de Petite Taille ?
Avant de rentrer dans le vif du sujet, est ce que le temps de cet article on peut nous appeler les « OFPT » juste entre nous, pour simplifier la lecture ?
Alors, un appel d’offre peut être public ou privé, dans les deux cas les enjeux sont les mêmes pour votre OFPT.
Un acheteur public/privé qu’est-ce que c’est concrètement ?
C’est un lanceur de projets à gros budget et sur plusieurs années.
Quand vous lisez « plusieurs années », entendez : longévité, pérennité de votre activité, régularité dans votre trésorerie. Le Jackpot quoi !
Dans cet article je veux provoquer une prise de conscience sur l’intérêt que peuvent avoir les
appels d’offres dans votre développement d’activité à condition qu’ils soient bien menés.
Les appels d’offres sont extrêmement intéressants de par leur volume mais ils requièrent une attention et un professionnalisme particulier.
Vous n’avez pas le droit à l’erreur car de gros budgets sont en jeux ainsi que votre crédibilité.
Pourquoi s’intéresser aux appels d’offres ?
Remporter un appel d’offre apporte à la fois de la prévisibilité et des références :
- Prévisibilité : Les appels d’offres permettent une visibilité à long terme en matière de chiffre d’affaires. Vous avez la certitude d’être payé. Ce sont des contrats qui peuvent s’étendre sur plusieurs mois voire plusieurs années. Avec reconduction possible !
- Références : acquérir une expérience auprès d’un client reconnu (qui plus est avec une notoriété et une dimension importante) qui peut ensuite être valorisé. Le bouche à oreille pour parler plus vulgairement.
Toutefois, un développement orienté vers les appels d’offres nécessite quelques points de vigilances. Voici quelques appuis clés à garder en tête pour cette conquête :
- Mettre en place une
stratégie commerciale adaptée (veille informatique sur les différents marchés lancés, réponses aux marchés avec personnalisation de la réponse en fonction des différents critères (ils sont souvent conséquents), demande de complément d’information pour éclaircir certains points (attention les délais de réponse sont parfois XXXXL…)
- Prendre contact physique avec les lanceurs de marchés afin de vous présenter, vous faire connaitre et ainsi maximiser vos chances d’être retenu. Et oui c’est quand même plus simple de faire un choix quand on sait à qui on confie des dizaines de milliers d’euros … Oui oui, j’ai bien dit dizaines de millier d’euros !
- Planifier des alertes sur les plateformes spécialisées afin d’être averti de l’ouverture des marchés. Parce qu’entre nous la solution n’est pas d’actualiser toutes les 5 minutes la plateforme pour voir les nouveautés : c’est pas les soldes hein ! Et vous avez certainement autre chose à faire. Donc optimisez votre temps, il est précieux dans la gestion des appels d’offres.
- Réserver du temps exclusivement à la gestion des marchés. Vous allez avoir besoin de temps pour sélectionner les marchés sur lesquels vous souhaitez vous positionner. Après sélection il vous faudra analyser en détails les critères que requièrent l’appel d’offre et enfin, réfléchir à la façon dont vous allez répondre au cahier des charges par rapport aux atouts de votre structure.
Comment accéder aux appels d’offres ?
Le contact avec les acheteurs ne passe pas que par la réponse aux marchés.
Je dirais même que la réponse à un appel d’offre est le dernier de vos soucis (façon de parler bien sûr). Imaginez-vous simplement recevoir une lettre sans même connaitre le destinataire, ses intentions, ses atouts, son parcours, son expérience … Ca perd de son charme, non ? Et bien pour les réponses aux appels d’offres c’est pareil !
Le lanceur de marchés à besoin de savoir de qui il reçoit les réponses et ça, ça passe par … Le contact direct qui est un point essentiel dans le développement de votre activité, je ne vous l’apprends pas. Clairement c’est de la prospection : « Salut c’est moi, j’existe, je fais ça, je travaille comme ci, voici mes atouts et mon entreprise peut vous apporter ça ! ». En plus professionnel bien entendu mais au moins le décor est posé, le lanceur de marchés sait que vous existez, vous avez fait preuve de professionnalisme en présentant votre expertise. Un bon point pour vous !
Evidement un contact, c’est comme un site internet, ça s’entretient. Le but n’est pas de tomber aux oubliettes après votre premier contact. Trouvez des prétextes pour revoir le lanceur de marchés et « sympathiser ». Devenez celui ou celle à qui il pensera jour et nuit.
Bon OK j’exagère mais vous avez compris l’idée !
A noter :
plusieurs semaines avant le lancement du marché et d’avantage quand la procédure est engagée, le lanceur de marchés ne pourra plus interagir individuellement avec vous.
Et oui, ça pourrait porter atteinte à la concurrence et même ça pourrait être dénoncé si ça venait à se savoir. Le favoritisme, que voulez vous …
Le contact direct pour le lanceur de marché c’est bien, mais vous, qu’est ce que ça vous apporte ?
- Pouvoir échanger avec un client potentiel (non négligeable), vous offrir des opportunités de collaboration
- Gagner en visibilité (c’est ce que je disais juste au-dessus)
- Appréhender l’organisation de leur structure, leurs impératifs et leurs attentes : connaitre votre client, identifier ses besoins, ses forces et ses faiblesses
- Valoriser votre expertise et votre professionnalisme afin de mettre en avant ce qui vous distingue de la concurrence (agréments, prestations, présentation de votre structure, vos méthodes d’intervention, vos références/expériences)
Une fois que ce travail de prise de contact direct est fait il vous faut être en alerte.
Et oui, l’information ne tombe pas du ciel. Je vous conseille de :
- Mettre en place des alertes par mots-clés sur les sites spécialisés (Par exemple, le bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) qui recense les marchés dont le montant est supérieur à 90 000 euros HT (ça fait rêver hein ? Et bien vous pouvez le faire !).
- Consulter régulièrement les sites acheteurs c’est-à-dire sur les sites des personnes que vous avez rencontrées directement. Les marchés sont généralement publiés sur le site de l’acheteur il s’agit d’une plateforme mise à disposition qui permet à la fois de se renseigner sur les appels d’offres et d’y candidater.
- Identifier les autres
organismes de formation micro entrepreneurs qui pourraient être associés à vos démarches.
En fonction des thématiques sur lesquelles vous souhaitez vous positionner différentes plateformes existent. Des plateformes de marchés publics et/ou privés, comme https://www.e-marchespublics.com/ ou https://centraledesmarches.com/.
Comment construire sa réponse aux appels d’offres ?
Contrairement à ce qu’on peut penser, le prix n’est pas le critère dominant dans le choix du prestataire. Même si ça représente une bonne partie de la note finale dans la majorité des cas.
Il est important de bien étudier l’ensemble des critères qui figurent dans le cahier des charges de l’appel d’offre, tels que :
- La qualité de l’offre pédagogique tant sur le plan technique : méthodes et outils innovants, inclusifs et ludiques que sur le plan esthétique avec des supports attrayants, épurés, synthétiques mais explicites. Il faut se démarquer, soyez à la pointe de l’innovation.
- La qualité des prestations proposées : les délais d’intervention en cas de sessions supplémentaires, les conditions d’accueil des stagiaires, l’organisation, l’expérience du ou des intervenants
- L’aspect environnemental de l’offre : limitation des impressions, outils de formation novateurs … Et oui l’environnement est la préoccupation de beaucoup de structure !
- Les actions sociales que vous vous engagez à mettre en œuvre : possible adaptation des supports pour l’accessibilité
Les éléments qui figurent dans les
appels d’offres doivent être non discriminatoires. C’est-à-dire qu’ils ne doivent pas avantager une entreprise aux dépens d’autres.
Les critères doivent être : objectifs, précise et liés exclusivement à l’objet de l’appel d’offre ou à ses conditions d’exécution. Autrement dit des critères SMART.
Les critères d’un appel d’offre sont précisés dans le cahier des charges disponible sur la plateforme de téléchargement. Les appels d’offres sont maintenant dématérialisés et sécurisés.
Comment mettre en valeur son organisme dans les appels d'offres ?
Gardez en tête que développer son activité grâce aux appels d’offres demande beaucoup de temps et d’investissement. C’est pourquoi il est important de privilégier la qualité à la quantité dans la réponse à vos appels d’offres.
Vous pourrez avoir accès à une multitude d’appels d’offres via les plateformes mais il est préférable de perdre du temps en amont de vos réponses, c’est-à-dire dans la sélection des appels d’offres.
Prenez le temps de lire attentivement le cahier des charges et les critères d’attribution et sélectionnez des appels d’offres qui correspondent à vos compétences, vos aspirations, vos objectifs. Ciblez les appels d’offres qui vous aideront à valoriser votre expertise et qui permettront de mettre en avant vos atouts. C’est un peu comme quand vous avez lancé votre OFPT et que vous avez définit votre « persona » et bien dans le choix des appels d’offres c’est le même principe : définissez où vous souhaitez aller et ce que vous comptez apporter.
Cibler les appels d’offres auxquels vous souhaitez candidater vous permettra de présenter une offre adaptée et personnalisée qui met en avant vos atouts. Pour votre réponse, inspirez-vous des prises de contact que vous avez eu en amont et des informations que vous avez pu en tirer. (Si vous ne voyez pas de quoi je parle c’est que le début de l’article vous a échappé …).
Les raisons qui vous ont poussé à créer votre propre Organisme de Formation doivent être les raisons pour lesquelles les acheteurs de projets vous choisissent vous et pas un autre.
Alors démarquez-vous ! L’adaptabilité, la personnalisation et l’écoute doivent être vos meilleurs atouts.
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