Comment marquer les esprits d'entrée avec un programme de formation impactant
Le descriptif de formation, ou programme de formation, est un élément très important auquel il convient d'apporter le plus grand soin. En effet, s'il est bien fait, il permet :
- De montrer au client qu'on a bien compris sa demande et son cahier des charges
- De montrer au financeur tout notre professionnalisme dans la conception d'une formation
- De respecter les indicateurs 1, 2 et 5 du référentiel national qualité (certification Qualiopi)
- De faire une bonne impression à l'auditrice ou l'auditeur Qualiopi parce que c'est la première chose qu'il va contrôler lors d'une journée d'audit
- D'attirer de nouveaux prospects
Je vous propose de nous attarder plus longuement sur son rôle, son contenu, sa présentation.
Le descriptif de formation et la réglementation
Au moment où j'écris ces lignes, nous venons de connaitre la composition du nouveau gouvernement, après plus de 2 mois sans. Et le moins qu'on puisse dire, c'est que le temps est aux économies. Si on devait retenir les dernières informations du dernier trimestre, on noterait :
- La baisse des formations au CPF qui se confirme suite à l'institution du reste à charge (- 40%)
- La baisse des prises en charges pour l'apprentissage
- L'arrêt brutal des prises en charges des formations pour les licenciés économiques dans le cadre du CSP
Par ailleurs, 60% des personnes ayant tenté une reconversion semblent déçus par ce choix.
Toutes ces informations (source : Johann Vidalenc (LinkedIn) montrent que les temps sont à la morosité. Il convient donc de redoubler d'efforts pour convaincre et satisfaire nos clients, les financeurs, les auditeurs Qualiopi. Dans ce cadre, le programme de formation, est un élément important pour parvenir à ce résultat. Et qui dit descriptif de formation, dit cahier des charges.
L'AFNOR définit le cahier des charges comme un document contractuel issu de la négociation des éléments de l'analyse de la demande et de l’accord entre l’entreprise et le dispensateur de formation, en vue d’atteindre des objectifs déterminés.
Depuis bien avant l'apparition du CPF ou de Qualiopi, le cahier des charges est généralement exprimé par un contrat ou une convention de formation, accompagné d'un programme. Selon les recommandations de l'AFNOR, ces descriptifs de formation ont toujours contenu :
- Les objectifs à atteindre
- Le contenu, soit les activités que les stagiaires seront amenés à réaliser durant la formation
- Le public et les prérequis (niveau minimum d'acquis pour accéder à la formation)
- Les modalités (présentiel, distanciel synchrone ou asynchrone)
- Le résultat envisagé (certification reconnue ou simple certificat de réalisation)
- L'accessibilité (comment s'inscrire, accéder aux cours y compris lorsqu'on est en situation de handicap)
- Les dates, la durée et le lieu
- Les méthodes et outils utilisés (exposé, démonstrations, cas pratiques, simulateurs, logiciels, etc.)
Aujourd'hui, il suffit de se référencer au guide de lecture de Qualiopi (en vigueur), indicateur 1, pour connaître en détail, les éléments que doivent contenir un programme de formation.
Les financeurs et particulièrement les OPCOs et les FAF nous rappellent régulièrement que certaines autres données doivent figurer sur vos documents "programmes" ou votre catalogue :
- Le document doit être au nom de l'organisme de formation
- Des mentions comme l'adresse postale, le numéro de déclaration d'activité, le Siret, doivent figurer sur le document (souvent en pied de page)
- Les modalités de suivi de la réalisation de la prestation (feuilles de présence avec émargements par demi-journées, relevés de connexion, réalisation d'exercices...)
Et lorsque la formation a lieu à distance :
- Les outils utilisés pour les classes virtuelles et les cours en ligne
- Les modalités d'assistance technique (connexion, etc.) et pédagogique, avec notamment le délai maximum avant intervention
Dans le cas où votre formation est sanctionnée par une certification reconnue au RS (Répertoire Spécifique de France Compétences), vous devrez respecter les consignes du certificateur ET les exigences du RNQ (Qualiopi). Ces consignes et exigences portent sur :
- Le titre de la formation est identique à celui de la certification
- La date d'enregistrement du certificat et son code RS, le nom du certificateur sont précisés sur votre programme, ainsi que les modalités d'évaluation
- Les objectifs (résultat attendu à la fin de la formation) sont identiques aux compétences mentionnées dans la fiche RS de la certification
Comme c'est le premier document que verront stagiaires, clients, financeurs, il était logique que le tout premier élément de la certification Qualiopi fut le programme de formation. Maintenant que nous savons ce qu'il doit contenir en détail, il nous faudra tout de même réfléchir à plusieurs problèmes :
- Comment "attirer" le client avec ce document
- Comment rédiger mes objectifs
- Comment créer le contenu de la formation
La rédaction des objectifs opérationnels et mesurables
Le résultat attendu à la fin d'une formation est l'acquisition de compétences, mobilisables en situations professionnelles. Ces compétences doivent pouvoir être évaluées.
En pratique, on définit un certain nombre d'objectifs de formation, opérationnels et mesurables, qui sont la traduction des compétences à atteindre.
L'objectif est ce que le stagiaire sera capable de réaliser à la fin de la formation. Il s'écrira ainsi :
- Un verbe d'action
- Un sujet
- Des éléments sur le contexte et les outils à utiliser
Par exemple, "créer un site internet vitrine avec wordpress" pourrait être l'objectif général d'une formation, et donc son titre. On pourra découper à souhait ses objectifs, pour les rendre toujours plus précis et opérationnels. "Personnaliser le thème de son site avec un template wordpress" pourra être un objectif opérationnel (oui c'est très opérationnel de créer le thème de son site internet) et mesurable de la formation "Créer le site vitrine de sa TPE avec Wordpress".
Les évaluations de l'atteinte de ces objectifs doivent être organisées (Quiz, exercices, etc.).
Les indicateurs Qualiopi concernés
Lorsqu'on a décidé de vendre des formations qui pourront être financées, on a forcément besoin de détenir la certification Qualiopi.
On peut utiliser le descriptif de formation de manière très simple pour répondre à 3 indicateurs sur 32 (en fait sur 23 pour ce qui concerne la catégorie "actions de formation" pour la plupart des organismes de formations individuels).
Bien sûr l'indicateur 1, comme on l'a vu plus haut, qui lui est dédié.
Et si je me débrouille pour ajouter des indicateurs de performance, résultant des enquêtes auprès des stagiaires (par exemple le taux de satisfaction des stagiaires, et le taux de recommandation de la formation par les stagiaires), sur mon programme de formation, alors je serai à la fois :
- En conformité avec l'indicateur 2 de Qualiopi
- En action commerciale car le futur client est sensible à ce type de retours (bien entendu, les données statistiques permettant d'arriver à vos indicateurs de performances seront disponibles pour l'auditeur)
Enfin, le fait d'avoir bien rédigé mes objectifs, comme vu dans le paragraphe précédent, m'ouvrira les portes de la conformité à l'indicateur 5, mes objectifs étant opérationnels, et mesurables.
Le programme de formation, aimant à prospects et clients
Un programme de formation bien pensé utilisera un titre qui donne envie à une cible spécifique de passer à l'action.
Qui achètera, par exemple, une "Formation en anglais", risque d'être déçu si on s'arrête là. Des besoins spécifiques de formation en langue anglaise existent par dizaines.
Certains voudront être mobile à l'étranger pour leur travail, d'autres comprendre ce qui se passe dans des réunions de service avec un patron étranger qui ne parle qu'anglais (c'est du vécu !), d'autres encore voudront pouvoir lire de la documentation technique dans cette langue.
En tant que consultants formateurs indépendants, on préfèrera donner un titre plus précis, pourquoi pas avec un verbe d'action, comme s'il s'agissait d'un objectif professionnel général.
Par exemple "Dynamiser son site Web pour le rendre visible", ou encore "Travailler à l'étranger comme à la maison en maitrisant la langue anglaise", etc.
Par ailleurs, le contenu de la formation sera rédigé sous forme de "points clés" pour donner au lecteur l'envie de participer. Trop de contenus sont vagues à souhait.
Je vous propose la formule :
1 séquence = 1 objectif pédagogique = quelques points clés + 1 exercice d'application.
Par exemple, on pourrait avoir une partie de contenu qui s'écrirait ainsi :
Séquence 1 : Créer un contenu de formation (objectif pédagogique opérationnel et mesurable)
- La rédaction des objectifs pédagogique
- La définition des séquences et leur enchainement
- Le choix des points clés
- Les exercices d'application
Exercice : réalisation du plan de sa première formation
En formation, on distingue les objectifs, le résultat attendu à la fin d'une séquence ou d'une formation, et les activités qui s'écriront de préférence avec un nom :
- Créer un contenu de formation est un objectif, un résultat attendu sur ce que le stagiaire sera capable de réaliser
- Création d'un contenu de formation, est une activité quelque chose que les stagiaires vont réaliser pendant la formation
Un titre précis, des objectifs bien écrits, un contenu qui donne envie, des renseignements sur les modalités et méthodes, seront autant de choses qui donneront envie à un prospect de s'engager, sans oublier la forme de votre programme.
De nombreux formateurs et formatrices bâclent leurs programme, considérant ce dernier comme une obligation administrative pénible et ridicule, mais c'est une erreur.
Vous devez le travailler, le fignoler, le mettre à jour, car il est à mon sens le document le plus essentiel de tous.
J'ai une technique bien à moi, que j'enseigne à mes stagiaires pour faire du programme de formation un document attractif, grâce au logiciel CANVA.
Pour faire simple, j'utilise les modèles de CV, de la manière suivante :
- Choisir un modèle de CV
- Remplacer la photo de profil par le logo de votre entreprise
- Grâce à un simple clic droit sur le logo, vous accordez toutes les couleurs de la page à votre logo, et ainsi votre programme épouse votre charte graphique en 1 clic
- Je remplace ensuite le nom par le titre de la formation et les différents paragraphes (expérience, formation, loisirs) par les items demandés sur le programme (public, prérequis, contenu, etc.)
Le tour est joué, votre programme de formation est tout joli, conforme à Qualiopi et attractif pour vos clients !
Je suis Philippe, et je vous aide à créer et développer votre activité de formation, à concevoir vos formations en ligne et à les promouvoir en automatique, n'hésitez pas à solliciter un premier entretien gratuit pour discuter de vos projets.
Ressources gratuites
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