Les outils numériques sont indispensables au formateur indépendant. J'ai encore cette conversation avec de nombreux collègues qui pensent que les apprentissages sont plus efficaces avec le paper-board et un formateur dynamique. En cela je peux les rejoindre en partie, mais ce serait réduire le travail du formateur indépendant à la seule animation, ce que beaucoup font bien trop souvent.
Les raisons ci-dessous vont forcément vous conduire à opter pour le numérique :
- Votre crédibilité
- La volonté d'obtenir la certification Qualiopi
- La gestion du temps
- La gestion administrative
- La gestion commerciale et le marketing
- La nécessité de travailler à distance
Dans les lignes qui suivent, je vous propose de découvrir les outils que j'utilise pour satisfaire mon processus de production de formation, mes obligations réglementaires et ma force de vente.
Les outils numériques du formateur "tout en 1"
Ils sont destinés tout spécialement aux organismes de formation. Les
indépendants dont la formation est la seule activité, ou encore ayant recours à la sous-traitance, devant gérer un nombre important de stagiaires y trouveront un intérêt particulier. Ces outils permettent :
- De gérer la relation client avec un CRM
- De traiter la plupart des "documents" obligatoires (conventions, grilles d'évaluation, questionnaires de satisfaction, etc.) jusqu'à la signature à distance des feuilles de présence
- De gérer les démarches administratives et comptables
Certains proposent même une veille réglementaire et technologique, des plates-forme pour le e-learning (LMS). Les outils les plus utilisés dans ce sens sont DIGIFORMA, FORM DEV, YPK de Hop3team, ou encore INFOCOB.
Pour vous et moi, le plus souvent auto-entrepreneurs, dont l'activité principale n'est pas forcément la formation, qui proposons d'autres prestations, ou qui avons une petite cinquantaine de stagiaires par an, ce n'est pas forcément la solution idéale. Pourquoi ?
- Parce que le coût mensuel n'est pas négligeable : en moyenne 70 à 80 € TTC par mois
- Parce que la paramétrisation et l'utilisation ne sont pas si simples
En résumé, ne me faites pas dire ce que je n'ai pas dit ! Si vous avez beaucoup de stagiaires, ou que vous faites appel à des sous-traitants, un tel outil est devenu INDISPENSABLE.
Par contre, au lancement de votre organisme, ou si vous même êtes plutôt sous-traitant, ou encore si vous avez peu de clients en direct, je vous propose d'autres solutions, beaucoup moins onéreuses, sur un mode que j'adore : SIMPLE, RAPIDE, EFFICACE !
Les outils numériques du formateur micro-entrepreneur
L'idée est ici d'accorder ses instruments avec la réglementation qualité, une efficacité certaine, mais aussi de garder notre esprit d'artisan de la formation. On s'adapte à l'environnement de la formation en douceur !
Les outils pour la gestion de votre activité indépendante
Lorsqu'on est en auto entreprise ou plutôt en
micro entreprise, on doit avoir une solution bancaire dédiée, qui peut être un compte dit "perso" pour séparer son activité familiale de celle de son organisme de formation. Un compte bancaire simple peut faire l'affaire.
Cependant, le Chiffre d'Affaire d'un indépendant dont la formation est l'activité principale va très certainement dépasser les 34500 € (seuil pour la franchise de TVA), pour s'afficher en moyenne vers les 60000 €. Il convient donc de privilégier une solution sérieuse, simple d'utilisation et peu coûteuse.
Je vous propose une solution à deux outils numériques : une banque en ligne spécialisée dans la micro-entreprise couplée à un logiciel CRM simplissime dédié aussi à l'auto entrepreneur. Cela vous permet :
- De satisfaire aux obligations comptables du micro entrepreneur comme devis et factures réglementaires
- D'avoir à disposition à tout moment le livre des dépenses et des recettes
- De maitriser vos déclarations URSSAF sans effort
- De contracter un prêt pour votre activité (trésorerie, véhicule, matériel informatique, logiciels, etc.)
- De gérer la TVA (bien que vous pouvez faire la demande pour une exonération au delà de 34500 € dans le cadre d'une activité de formation)
- D'avoir un compte dédié
- De suivre les échanges avec vos clients
- D'avoir des tableaux de bord très simple sur les encaissements, les historiques d'échange avec les clients (convocations, analyse du besoin)
Ma solution simplissime préférée : BANQUE N26,
compte dédié à la micro-entreprise + logiciel (facturation + quelques fonctions CRM)
NEEDME, le tout pour 5 € TTC par mois
Les outils pour la gestion de vos actions de formation
Afin de vous rendre les formations plus faciles à préparer et à animer, j'utilise des outils numériques suivants :
- CANVA me permet de réaliser facilement des infographies, ET m'assiste aussi dans la partie marketing : modèle d'images et de bannières pour les réseaux sociaux, modèles de newsletter. Cet outil est proposé dans une version gratuite avec laquelle on peut déjà faire beaucoup de choses
- DOODLY est dédié à la production de vidéos en scribing (vous savez avec la main qui écrit !), courtes que vous pourrez utiliser pour animer vos formations ainsi que vos profils sociaux. Le logiciel peut être acheté régulièrement lors de promotion sur Facebook par exemple pour moins de 60 € TTC
- ZOOM ou TEAMS vous faciliteront l'organisation de cours en visio conférence ou de webinaires. Le forfait de base zoom est à 14 € mensuels, ET vous pouvez bénéficier de teams dans le pack office (avec word, excel, powerpoint et outlook) pour 12.6 € TTC mensuels. On vous dit que POWERPOINT est dépassé ? Je vous assure que non. La version 2019 est étonnante par ses fonctionnalités. Encore une fois, l'abonnement permet d'avoir toujours la dernière version disponible.
- MICROSOFT OFFICE est donc à mon sens indispensable. D'ailleurs, comme le dit Etienne, un de mes stagiaires qui maitrise EXCEL : "Avec Excel, on peut tout faire !"
- DRAGNSURVEY vous permet de créer des questionnaires de satisfaction, ainsi que des quizz d'évaluation ou de positionnement, ET de suivre les résultats et les indicateurs de performance. La version gratuite est suffisante.
Les outils numériques pour le suivi de chaque stagiaire et Qualiopi
Il vous faudra trouver une solution pour :
- Les conventions de formation ainsi que les feuilles d'émargement et leurs signatures respectives. Tout dépend une nouvelle fois du nombre de stagiaires, et des modalités de vos formations. Aucun problème si vous travaillez en présentiel. Par contre, pour les signatures "à distance", outre les échanges de mail et de scan, qui sont plutôt laborieux, des solutions comme EDUSIGN à 18 € TTC par mois ou ADOBE Acrobat à 15.59 € TTC par mois.
- Garder les convocations des stagiaires, les analyses du besoin, et tous les mails échangés. NEEDME vous permet cela.
- Créer des cours en ligne. Les LMS sont faits pour ça. Cependant, je préfère une autre option. Mettre les cours en ligne sur votre site internet, ce qui lui amène du traffic.
Les outils pour du marketing en ligne à moindre coût
Pour une visibilité en ligne optimale, vous pourrez :
- Utiliser un CMS comme
WORDPRESS pour créer un site internet et suivre une formation au référencement. Il ne vous en coûtera rien que l'utilisation de votre CPF pour vous former à Wordpress.
- Utiliser une solution comme WIX, IONOS, ou encore CMONSITE, qui pour une dizaine d'euros mensuels, vous permet d'avoir une vitrine, des cours en ligne et un blog ou une boutique en ligne selon vos choix de départ.
En conclusion, vous avez ici de nombreuses pistes pour gérer votre activité indépendante de formation, en libéral en optant pour un logiciel dédié ou en micro entreprise en utilisant différentes solutions vues ci-dessus.
Pour la solution tout en 1 (comptabilité + relation client + documents qualité) + site internet, on estime un coût d'une centaine d'euros par mois.
Pour le micro ou auto entrepreneur, on pourra démarrer avec un travail de grande qualité pour environ 30€ TTC par mois si les formations sont en présentiel, et environ 50€ par mois si elles sont à distance.
Et vous quelles solutions utilisez-vous ? Pour quels résultats ?
