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Les étapes du dépôt d'un dossier RS ou RNCP

Philippe ANDREOLI • 10 janvier 2024

Certains considèrent cela comme le Graal, d'autres comme un aboutissement : détenir sa propre certification RNCP ou RS, et devenir ainsi organisme certificateur. Mais avant cela, il convient de déposer un dossier auprès de France Compétences, et pour le coup, cette décision relève plus de la stratégie d'entreprise, que de la recherche d'une reconnaissance.

Avant de nous attarder sur les étapes à franchir, plusieurs choses sont à rappeler :

La certification n'est pas la formation, mais une évaluation sommative attestant qu'un candidat qui la réussit détient soit des compétences transversales ou associées (certification ou habilitation), soit les compétences d'un métier (certification professionnelle)
Il existe donc deux répertoires différents : le Répertoire Spécifique des Habilitations et Certifications (RS) et le Répertoire national des Certifications Professionnelles (RNCP)
Le taux de refus de dossier par France Compétences reste très élevé : plus de 80% au RS et plus de 60 % au RNCP
En cas de réussite, la durée d'habilitation varie de 2 à 5 ans en moyenne, en fonction de la qualité du dossier présenté
Les critères de validation ne portent pas sur la taille de l'organisme, mais sur ce que peut apporter la certification à son détenteur en matière d'insertion professionnelle, de mobilité à l'étranger, de possibilités d'évolution de salaire et de statut, de création d'entreprise... Bref, plus votre certification améliore la sécurisation du parcours et la mobilité, et mieux c'est.
Certains facteurs peuvent au contraire affaiblir votre dossier : le fait qu'il concerne des soft skills ou du développement personnel déguisé, le fait que vous pratiquiez une politique commerciale agressive sur vos réseaux, ou encore le fait que tout se passe à distance.

Une fois que tout cela est dit, nous pouvons passer aux différentes étapes.

Etape 1 : valider les prérequis pour le dépôt du dossier RS ou RNCP !

Pré-requis au dépôt d'un dossier RS ou RNCP

La faisabilité du dépôt d'un dossier RS ou RNCP concerne en premier lieu le fait que vous ayez du recul par rapport à votre projet de certification. En effet, vous devez prouver que votre futur certificat apporte une plus-value à son détenteur sur le marché de l'emploi ou pour sa création d'activité. Vous ne pourrez pas faire cela si plusieurs "sessions" de la formation conduisant à la future certification n'a pas eu lieu. Dans le cadre du RNCP, on parlera de "promotions" de candidats, et dans le cadre du RS de cohortes. En bref, si vous n'avez pas 2 ans de recul, et des enquêtes solides 6 mois après la session de validation, ne perdez pas votre temps avec un dossier.

Il existe d'autres prérequis plus techniques comme le casier judiciaire vierge du dirigeant du futur organisme certificateur, ou votre capacité à financer les délais de traitement, à organiser des sessions de validation, à constituer des jurys, à contrôler le travail de vos futurs partenaires éventuels.

Pas de dépôt de dossier si vous n'avez pas déjà réalisé la formation conduisant au certificat sur plusieurs promotions ou cohortes

Etape 2 : Réaliser un dossier techniquement irréprochable

Différentes étapes et un seul objectif : rendre un dossier parfait

Votre dossier RS ou RNCP est pris en charge par les instructrices et instructeurs de la direction de la certification . Ces derniers se basent sur les différentes notes, et guides publiés sur le site de France compétences. Cette base documentaire, très fournie, constitue la meilleure source de renseignements pour réaliser un dossier techniquement irréprochable. Le problème réside dans le fait que cela prend énormément de temps, et de veille pour rester à la hauteur de la tâche. Une seconde décision (après la décision stratégique d'y aller !) se présente à vous : solliciter un consultant expert, ou nommer un personnel dédié. La seconde solution sera surtout utile et rentable lorsque vous déposez régulièrement des dossiers et que vous en avez fait une part importante de votre modèle économique.

Construire les référentiels RS ou RNCP

Comme nous l'avons vu plus haut, le besoin en certification suit la logique du besoin du marché du travail et de l'entrepreneuriat. France Compétences produit d'ailleurs, une liste des métiers émergeants, destinée à mettre en lumière ces besoins. Vous devrez aussi réaliser votre propre "étude de marché" sur les besoins en recrutement, en mobilité, en compétences en scrutant les offres d'emplois en qualité et en quantité, ainsi que les rapports d'étude des institutionnels.

Dans tous les cas, le besoin en compétences identifié sera traduit avec un référentiel de compétences. Ces dernières seront obligatoirement liées aux activités exercées sur le terrain, par les personnes exerçant le métier (dossier RNCP) ou les compétences transversales ou associées (RS) concernés. L'écriture en compétence est un élément clé de ce référentiel. Pour le RNCP, on regroupera les compétences de même nature au sein de blocs.

Une fois cette liste connue, on peut construire le référentiel d'évaluation, qui lui précisera :

Les compétences évaluées
Les modalités d'évaluation (questionnaire, entretien professionnel, présentation d'un projet, étude de cas, jury, etc.)
Les critères observables et/ou mesurables d'évaluation

Afin que les évaluations se déroulent dans des conditions d'équité d'une session à l'autre, l'organisme certificateur émettra une procédure de contrôle de l'organisation des sessions (un règlement).

Note d'opportunité et valeur d'usage

Ces deux documents feront partie de votre dossier et répondront aux questions suivantes :

En quoi le marché du travail a aujourd'hui besoin de telles compétences ,
Votre certification, oui la vôtre à vous, a t-elle un impact assez important pour qu'elle devienne nécessaire pour le marché du travail ?

La note d'opportunité repose sur des preuves, statistiques, études, sourcées qui montrent sans conteste le besoin en compétences, et la valeur d'usage est montrée par les enquêtes réalisées à froid, au moins 6 mois après, auprès des bénéficiaires de la certification.

Autres éléments du dossier

Le dossier devra aussi contenir le parchemin, un comparatif et/ou les liens avec d'autres certifications comparables, les codes de spécialités (NSF, ...), les procédures de contrôle des éventuels partenaires, etc.

Le dossier sera construit avec l'aide d'un spécialiste "maison" ou d'un consultant expert (afin de répondre aux très nombreuses exigences spécifiées par France Compétences), et contiendra notamment 2 référentiels de compétences et d'évaluations, une note d'opportunité, la preuve de la valeur d'usage de la future certification.

Dépôt des éléments sur la plateforme dédiée

Plateforme dépôt RS ou RNCP France Compétences

Une nouvelle fois, des notices d'aide très complètes sont disponibles pour le dépôt d'un dossier sur chacun des répertoires. Une fois le dossier constitué et les différents éléments administratifs du demandeur rassemblés, vous déposez en quelques heures votre dossier complet sur la plateforme de France Compétences.

Dans un premier temps, France Compétences va vérifier la recevabilité technique (dossier complet ?) et juridique du dossier (environ 1 mois). C'est lorsque le dossier est déclaré recevable que commence à courir le délai pour rendre la décision (5 à 8 mois).

Chaque mois, France Compétences publie une décision d'enregistrement aux répertoires nationaux, présentant les dossiers retenus, avec le nom de la certification, du certificateur, et la durée de validité. Les certifications sont ensuite officialisée par une fiche et un numéro d'enregistrement. Par exemple, la fiche RS5134 (RS comme répertoire Spécifique) présente la certification "Conception et promotion d'une offre de formation digitalisée", enregistrée au RS par le certificateur Webmarketing & Co'm.

En cas d'échec, un travail de communication commence avec l'instructrice, pour en connaitre les raisons, ainsi que les possibilités d'amélioration du dossier, qui fera l'objet d'un nouveau dépôt, et d'un nouveau passage en commission, enfin si vous le souhaitez !

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