Auto entrepreneur : comment se simplifier Qualiopi
Nous l'avons vu, il est possible d'être auto entrepreneur et de convoiter Qualiopi, afin de faire bénéficier à nos clients directs (donc pas en sous-traitance), de financements. C'est aussi la première étape pour entrer des formations au CPF. Malheureusement, nombre d'entre vous hésitent, ou laissent tomber, en se disant que c'est trop compliqué. Alors la question que je pose aujourd'hui : Est-il possible de se simplifier Qualiopi ?
Je vais, au long des lignes qui suivent, vous présenter ma méthode, et les quelques outils qui me rendent les choses plus faciles, et je dirais même plus agréables.
Un CMS pour avoir une vitrine et un blog
Choisir son CMS
Un CMS est un outil de construction de site internet. Quand j'ai crée ma première société en 2009, je ne connaissais rien aux sites internet. J'ai donc chargé un spécialiste de la communication de m'en faire un. ça m'a coûté cher, je crois 2300 € à l'époque. Aujourd'hui, ce sera plutôt 4000. J'ai été très déçu, car l'"expert" me demandait de l'argent chaque mois (40 €), à chaque intervention pour modifier du contenu (en moyenne 400 €), pour un résultat catastrophique au niveau référencement et ventes.
J'ai alors décidé de me former pour faire un site moi-même, et j'ai découvert un premier CMS, du nom de JOOMLA, avec lequel j'ai créé mon premier site en 2010. Je qualifierais ce CMS comme plutôt complexe, notamment pour les mises à jour, et les ajouts un peu particuliers. C'est pour moi l'équivalent de WORDPRESS aujourd'hui.
En 2011, j'ai découvert des CMS beaucoup plus simple, car ils sont pré-remplis. Je ne les trouve pas plus difficiles à manipuler que des outils comme CANVA. On peut très simplement se faire un site web à ses couleurs, et avec suffisamment de fonctionnalités pour le rendre efficace. Pour le constater, je vous invite à taper les mots clés "Qualiopi auto entrepreneur" ou "comment vendre une formation" sur votre navigateur et vous pourrez constater que certaines de mes pages y figurent en très bonne place.
Donc pour résumé, étape 1, avoir un site internet vitrine, si possible avec un blog. Coût : 15 à 25 € par mois.
| Solution de site W | Investissement | Abonnement mensuel | Simplicité | Efficacité |
|---|---|---|---|---|
| Agence de communication | 2000 à 5000€ | environ 50 € | +++ | +++ |
| Agence freelance | 500 à 2000 € | non, sur demande | ++++ | ++ |
| CMS wordpress, joomla | 0 | environ 10 € | + | ++++ si spécialiste |
| CMS Ionos, Wix, Cmonsite, etc. | 0 | 15 à 25 € | +++ accessible à tous | +++ accessible à tous |
A quoi ça sert pour Qualiopi ?
Pour ma part, je cherche à optimiser mon temps, et à "fondre" au maximum les indicateurs Qualiopi dans ma pratique commerciale. A cet effet :
- Un onglet "catalogue de formation" me sert à présenter l'ensemble de mes descriptifs en conformité avec l'indicateur 1. On peut aussi créer une page par formation.
- Un onglet "à propos", me permet de parler de moi, d'insérer discrètement mon CV, la liste des dernières formations suivies, ainsi que les formations que je pense suivre après. Cela satisfait les indicateurs 21 et 22
- Le livret d'accueil, le règlement intérieur, des exemples de cours en ligne, etc. sont présents sur le site et me permettent encore une fois de répondre à des indicateurs tout en facilitant mes démarches marketing.
- Des formulaires me permettent de diriger les stagiaires vers les questionnaires de satisfaction, de relever les réclamations, difficultés des parties prenantes
- La page d'accueil peut servir très facilement à présenter vos indicateurs de performance.
Et le blog ?
Un blog sert à publier des articles, et donc à informer les lecteurs sur un sujet, ou sur la réponse à leurs besoins. Les résultats visés sont la visibilité sur le net, ainsi que la notoriété (prouver son expertise sur un sujet). Je base une grande partie de ma prospection sur un tunnel de vente dont le premier élément est le blog.
En choisissant bien les sujets de vos articles, je peux parler des résultats de mes veilles pédagogique, technologique, réglementaire et métier, et satisfaire d'une part les indicateurs 23 à 26, tout en favorisant mon référencement naturel. Elle n'est pas belle la vie ?
Utiliser un CRM pour les éléments qui nécessitent plus de suivi.
C'est quoi un CRM ?
C'est littéralement un outil de suivi de la relation client. Il en existe de très différents pour les formatrices et formateurs, et des spécialement dédiés aux micro-entreprises. Certains sont mêmes pensés pour les organismes de formation comme Digiforma, Hop3team, ou encore Queoval. Ils permettent aussi de satisfaire à de nombreux critères Qualiopi en facilitant la production des documents attendus par certains auditeurs et auditrices qualité. Ils ont aussi un coût (entre 80 et 120 € TTC par mois), qui n'est pas négligeable pour le micro-entrepreneur, surtout quand ce dernier n'est pas soumis au régime de la TVA.
Les micro entreprises ont leurs propres outils CRM : needme, Freebe ou encore Abby. Pour une somme modique (4 à6 €) par mois, on va pouvoir :
- Gérer sa comptabilité : devis et factures conformes, livres des dépenses et des recettes
- Gérer le passage à la TVA
- Centraliser les informations client et les retrouver très facilement
- Suivre des indicateurs de performance : nombre de clients, chiffre d'affaires, etc
- etc.
De mon côté, j'ai choisi Needme, image ci-dessus.
Comment utiliser Needme pour Qualiopi ?
Vous pouvez le constater. L'onglet client vous permet de créer et conserver les coordonnées des commanditaires, savoir comment ils vous ont trouvé, et réaliser des statistiques sur le nombre ajouté chaque mois, et le CA réalisé. Pour Qualiopi, il s'agit avant tout de retrouver facilement vos correspondances, ainsi que les dates, les copies des mails. L'item "Notes" me permet de pointer chaque conversation téléphonique, la synthèse des échanges, les relances des stagiaires, les relances pour les questionnaires de satisfaction. Je ne le faisais pas avant. Et j'ai vu tous les avantages que ça a pu m'apporter. Ensuite, dès qu'une formation est engagée, par exemple par la création d'un devis, je vais créer un dossier pour le client en question.
Une fois le dossier créé (un dossier par formation pour le même client), j'ai à disposition des informations générales, les conversations échangées, devis et factures en 2 clics. Je vais, pour ma part, noter dans "description du dossier", l'analyse de la demande, et ainsi satisfaire à l'indicateur 4.
La seconde page consacrée à la création du dossier me facilite la centralisation de mes entretiens et tests de positionnement. Pour chaque stagiaires, j'y note attentes, acquis, représentations, satisfaction des prérequis, situation de handicap, ainsi que les éventuels besoins d'adaptation spécifiques pour la formation. Je peux aussi attribuer le dossier à un partenaire, un ambassadeur en cas d'apport d'affaire. Et un nouvel indicateur, en l'occurrence les 4 et 8.
Le CRM et le CMS sont essentiels pour Qualiopi ?
Si je fais le compte des indicateurs concernés pour la très grande majorité des formatrices ou un formateurs consultants indépendants (CFI pour les intimes), qui souhaitent se faire certifier pour les "actions de formation", j'ai les 1, 2, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 17, 18, 19, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 30, 31 et 32. On a donc 22 indicateurs sur 32. Je considère que le CFI ne sont pas CFA, ne font pas de contrats ou périodes de professionnalisation en direct, et s'ils proposent des certifications, ce sont des RS et pas des RNCP. Bon vous me suivez ? Si non, rien de grave, vous savez que je suis disponible.
Sur ces 22 indicateurs, 2 outils comme un site internet et un CRM simples, me permettent à la fois de mieux vendre, et de satisfaire les indicateurs 1, 2, 4, 8, 9, 10, 12, 18, 19, 21, 22, 23, 24, 25, 26, et 30, soit 16 sur 22, soit 73% des indicateurs auditables pour les CFI. Cela ressemble, à s'y méprendre à du Pareto. Les autres outils et indicateurs sont bien sûr importants.
Je l'ai toujours dit. Avec Qualiopi on travaille mieux, mais on travaille aussi comme il faut travailler. Donc C'EST BIEN ! Par contre, lorsque vous vous retrouvez avec une non conformité alors que les mesures sont prises et que vous avez commis un simple oubli. Ben je dirai toujours Beurkkkkkkkk ! Qualiopi est l'audit d'un processus ! Note aux auditrices et auditeurs : appliquer une bête logique documentaire ou comptable, sans même comprendre ce que vous faites, et allumer à la moindre virgule qui manque ... Double beurkkkkkk.
Alors ? Intéressé.e.s par un CRM et un CMS pour une vingtaine d'€ TTC par mois ? Ah, peut-être aurais-je dû le dire plus tôt ?
