Bilan de formation

Réaliser le bilan de la formation

C'est la fin de la formation, les situations d'apprentissage ont été réalisées selon le plan prévu, les évaluations de compétences aussi. C'est le temps du bilan de la formation. Cette dernière :

A-t-elle répondu aux attentes des stagiaires, du commanditaire, du financeur, de la formatrice ?
A-t-elle permis aux apprenants d'acquérir les compétences ? D'atteindre leur objectif professionnel ?
S'est-elle déroulée dans des conditions satisfaisantes ? Y-a-t-il eu des aléas, des difficultés, des réclamations ?
...

Le principe de la réalisation du bilan

Les organismes de formations sont chargés de concevoir et animer des actions de développement des compétences. Les bonnes pratiques consistent à respecter des principes, fondements de nombreuses démarches qualité, comme la Roue de Déming.

Gratuit : Comment être sûr de respecter les obligations comptables de son organisme de formation

Le schéma ci-dessus représente le principe de la roue de Déming, principe à la base de tout système Qualité, qu'il soit ISO ou Qualiopi, ou autre.. Je veux ici vous en donner mon interprétation, cette dernière aura deux vertus :

Donner un sens à votre action, et ainsi vous libérer de l’anxiété de performance
Respecter les normes qualité qui sont TOUTES basées sur ce principe

Le principe :

Planifier votre action : il s’agit ici de réaliser votre guide d’animation, avec ses situations d'apprentissage, ses évaluations en cours de formation, son plateau technique, etc.
Réaliser ce que vous avez planifié : C'est le temps de l'animation. Il s’agit ici de vous en tenir strictement au plan, ET ne pas commencer à tout changer en fonction des avis et critiques des uns et des autres
Evaluer votre action sur des critères prévus à l’avance
Apporter des améliorations en fonction de ces évaluations, puis planifier une nouvelle action, etc.

Ces quatre étapes se suivent à l’infini et permettent une amélioration constante de votre action de formation.

Faire le bilan de la formation consiste à satisfaire les étapes 3 et 4 du processus, pour aboutir à une modification, une amélioration du guide d’animation, pour la fois suivante. Ainsi, votre formation sera toujours meilleure.

Le bilan d’une action de formation doit répondre à plusieurs questions principales :

Ma formation a-t-elle répondu aux attentes (commanditaire, financeur, et apprenants)
Ma formation a-t-elle contribué à l'atteinte des objectifs professionnels du bénéficiaire ? Va-t-elle lui servir dans son projet ?
Ma formation est-elle rentable ?

Le bilan de formation, sous quelle forme ?

Les questionnaires et enquêtes à chaud

Il s'agit ici de mesurer la satisfaction des parties intéressées dès la fin de la formation. Elle est intéressante car le stagiaire notamment, est encore dans l'émotion. Cela lui permettra plus facilement d'exprimer des choses. Selon moi, les trois parties intéressantes à questionner dès la fin de la formation sont le stagiaire, le financeur et le formateur. On ne les interrogera pas sur les mêmes thèmes :

L'apprenant sur son vécu de la formation et du formateur, sur son évaluation de la pédagogie utilisée, du matériel proposé, de son accueil, l'utilité de la formation à ses yeux
Le formateur ou la formatrice sur les conditions matérielles, la mise à disposition du matériel
Le financeur sur la qualité du suivi administratif du dossier de financement, et sur les éléments de facturation

Dans ce cadre, je propose une évaluation en fin de formation sous forme d'un questionnaire Forms simple pour le formateur et le stagiaire, envoyé par mail. Le questionnaire financeur est proposé avec la facture.

Questionnaires à froid

Les questionnaires et évaluations à froid nous donnent de précieuses informations sur des questions essentielles comme :

La formation a-t-elle permis à l'entreprise de résoudre son problème, de faire avancer son projet ?
La formation a-t-elle permis au salarié d'obtenir un meilleur poste, un meilleur salaire ?
La formation a-t-elle permis au salarié souhaitant se reconvertir d'être plus employable ailleurs ?
La formation a-t-elle permis une meilleure mobilité professionnelle ou géographique à l'internationale ?
La formation a-t-elle permis à un demandeur d'emploi de retrouver plus facilement du travail ?
La formation a-t-elle permis à un créateur d'entreprise de démarrer plus facilement et de pérenniser son activité ?

Vous l'avez compris, ici, les questions portent sur l'utilité "réelle" de votre formation. On questionnera en général le commanditaire et à nouveau le stagiaire quelques mois (6 en général) après la fin de l'action de formation.

Les éléments permettant de relever des difficultés, aléas, et réclamations

Tout ne se passe pas toujours bien dans une formation, vous pouvez avoir affaire :

A des problèmes d'ordre matériel
A des difficultés liées à l'accueil des stagiaires (ils ne trouvent pas la salle, ne parviennent pas à se connecter à une classe virtuelle ou un cours en ligne)
A des conflits faisant suite à un malentendu sur le contrat de départ
A des réclamations de parties intéressées insatisfaites

Les bonnes pratiques consistent à mettre en œuvre la possibilité pour les différentes parties intéressées de signaler tout type de problèmes et insatisfactions. Sur ce site que vous visitez, un onglet y est consacré dans l'"Espace apprenants"

Traitement des aléas, difficultés, réclamations

Nous venons de le voir. Que ce soit via un formulaire dédié, ou en réponse à un questionnaire à chaud ou à froid, ou encore à une lettre, un mail, un appel téléphonique une partie intéressée (stagiaire, formateur, entreprise, financeur, Dreets, etc.) a pu exprimer une insatisfaction, signaler une non conformité, un aléa, une difficulté.

Le traitement de cette non conformité pourra être traitée grâce à un simple tableau.

Date	Nature de la NC	Cause de la NC	Traitement en première intention	Résultat
Inscrire la date	Est-ce une réclamation, un incident, une mise en demeure, une insatisfaction, une remarque ?	Proposer une analyse des causes du problème	Proposer un traitement et communiquer avec l'auteur	évaluer les résultats des actions correctives proposées après un délai raisonnable
22/01/2025	cindy n'a pas trouvé la salle de formation, a paniqué, et a raté la première demi-journée de formation	Absence de livret d'accueil et de numéro de téléphone à appeler	Proposer un livret d'accueil à joindre à la convocation	-

Le client n'est pas roi. Le but n'est pas de mettre en œuvre des usines à gaz, mais d'être le plus efficace possible afin que l'expérience "client" soit la meilleure possible, dans la limite de ce que nous pouvons proposer.

Et finalement, ce bilan de formation ?

Le bilan de formation permet finalement notamment de satisfaire à de nombreux indicateurs Qualiopi, comme :

indicateur 2 : proposer des indicateurs de performances pour chaque formation (taux de satisfaction stagiaires, nombre de stagiaires, etc.)
Indicateurs 30 à 32

De mon côté, je produis chaque année un rapport d'activité, disponible en bas de page, qui intègre les différentes données des bilans de formation réalisés.

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